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Scoping QuestionsDomande Preliminari

Steve Andrean · Argea · Jun 99 giugno
1 Framing the problemInquadrare il problema

You mentioned 4 pain points: agent order entry, email-to-ERP, a B2B portal (longer horizon), and inter-company orders. Our read is that pains 1, 2, and 4 are variants of the same underlying problem: order entry arriving through different channels, all landing on a human who types it into SAP. Is that right, or do you see them as meaningfully different workflows? Avete menzionato 4 aree di criticità: l'inserimento ordini da parte degli agenti, l'email-to-ERP, un portale B2B (orizzonte più lungo) e gli ordini inter-company. La nostra lettura è che le criticità 1, 2 e 4 siano varianti dello stesso problema di fondo: ordini che arrivano attraverso canali diversi e che finiscono sempre su una persona che li digita in SAP. È corretto, oppure le vedete come flussi di lavoro sostanzialmente differenti?

2 Order dynamicsDinamiche degli ordini
On a typical day, how many orders arrive? And how does the split look across channels — how much by email vs WhatsApp vs phone? In una giornata tipo, quanti ordini arrivano? E come si suddividono tra i canali — quanti via email, WhatsApp e telefono?
Do emails and WhatsApp orders arrive at a central address/number, or are they spread across individual sales reps' inboxes and personal phones? Who currently owns the inbox that needs to be monitored? Gli ordini via email e WhatsApp arrivano a un indirizzo/numero centralizzato, oppure sono distribuiti tra le caselle e i telefoni personali dei singoli agenti? Chi gestisce oggi la casella che andrebbe monitorata?
What does a complex order look like? Single product, or multi-line with different SKUs? Com'è fatto un ordine complesso? Prodotto singolo, o multi-riga con SKU differenti?
From the moment an order arrives today to when it's in SAP — how long does that take? Dal momento in cui un ordine arriva oggi a quando è in SAP — quanto tempo passa?
3 Process dynamicsDinamiche di processo
Are there pricing rules that vary per distributor — promotions (like the promo Canvas you mentioned), contract tiers, country-specific discounts? Does the person entering the order need to validate that, or does SAP handle it? Esistono regole di prezzo che variano per distributore — promozioni (come le promo Canvas che avete citato), fasce contrattuali, sconti specifici per paese? Chi inserisce l'ordine deve validarle, oppure se ne occupa SAP?
When an order reference is ambiguous — say a product name that doesn't match your catalog exactly — what does the team do today? Call back, guess, flag? Quando il riferimento di un ordine è ambiguo — ad esempio il nome di un prodotto che non corrisponde esattamente al vostro catalogo — cosa fa oggi il team? Richiama il cliente, ipotizza, segnala?
Do you have a rough sense of the error rate? Orders that go into SAP wrong and need correction downstream? Avete una stima approssimativa del tasso di errore? Ordini che entrano in SAP in modo errato e che richiedono correzioni a valle?
4 The existing experimentationLa sperimentazione esistente
The previous AI experimentation — what was it focused on, and what specifically made it hard to get to production? La precedente sperimentazione di AI — su cosa era focalizzata, e cosa nello specifico ne ha reso difficile la messa in produzione?
5 SAP integrationIntegrazione con SAP
Which SAP module handles order entry — SD (Sales & Distribution)? Quale modulo SAP gestisce l'inserimento ordini — SD (Sales & Distribution)?
Is there an existing API layer or middleware between SAP and the rest of the stack, or does everything talk directly to SAP? Esiste già un layer di API o un middleware tra SAP e il resto dello stack, oppure tutto comunica direttamente con SAP?
Who owns SAP internally — your IT team, or an external integrator who manages the instance? Chi gestisce SAP internamente — il vostro team IT, o un integratore esterno che amministra l'istanza?
Are all orders ultimately registered in the same SAP instance, or do different geographies have their own ERP? Tutti gli ordini vengono in ultima istanza registrati nella stessa istanza SAP, oppure aree geografiche diverse hanno il proprio ERP?
Are there constraints on where data can be processed — is cloud acceptable, or must it stay on your own infrastructure? Ci sono vincoli su dove i dati possono essere elaborati — il cloud è accettabile, oppure devono restare sulla vostra infrastruttura?
6 Sales reps and successAgenti e obiettivi di successo
When your sales reps need to submit an order today, how do they do it — do they send it themselves via WhatsApp or email, or does someone at HQ handle it from a phone call? Quando i vostri agenti devono inserire un ordine oggi, come fanno — lo inviano direttamente via WhatsApp o email, oppure qualcuno in sede lo gestisce a partire da una telefonata?
What would success look like in 90 days — for you personally, and for the person who needs to approve this moving forward? Come sarebbe il successo a 90 giorni — per voi personalmente, e per chi dovrà approvare il proseguimento?
Who else needs to be aligned before this can move — IT architecture, CFO, the Clessidra team? Chi altro deve essere allineato prima che si possa procedere — l'architettura IT, il CFO, il team di Clessidra?